6 technik, které nakopnou zapojení účastníků na vašem eventu

Pro pořadatele akcí může být stresující, když úsilí o zvýšení zapojení účastníků nesplní cíl nebo když pečlivě naplánovaná konference nepřinese publiku takový zážitek, jaký byl zamýšlen.

‍

Čím poutavější je vaše akce, tím spokojenější jsou vaši účastníci a tím větší je pravděpodobnost, že se přihlásí na vaši další akci, budou sdílet své zážitky na sociálních sítích a stanou se “promotéry” a budou šířit pozitivní reference do svého okolí.

‍

64 % eventových managerů uvádí, že jejich účastníci mají větší zájem o navazování kontaktů na akcích než před pandemií COVID-19 - což otevírá dveře k obrovským příležitostem pro navazování kontaktů a posilování vazeb.

‍

Díky tomuto trendu lze dnes využít různé aplikace a systémy pro pořádání akcí a posunout tak zapojení účasníků  do nových výšin a vytvořit pohlcující zážitky, které účastníky ohromí: Ve skutečnosti se neuvěřitelných 68,7 % profesionálů v oblasti eventů shoduje na tom, že technologie mohou zvýšit angažovanost jako nikdy předtím.

‍

Zároveň se změnily i priority organizátorů akcí a 45 % z nich nyní upřednostňuje zapojení účastníků. 

‍

Pojďme se společně podívat na zajímavé nápady v oblasti angažovanosti a zapojení účastníků, které mohou pozvednou zážitek z vaší akce na novou úroveň.
‍

Co je to zapojení účastníků nebo také engagement?

Jde o smysluplné a aktivní zapojení účastníků do akce, které vytváří dynamický a interaktivní zážitek. Přesahuje rámec návštěvnosti a zaměřuje se na upoutání pozornosti, zájmu a interakce účastníků s cílem vytvořit nezapomenutelnou událost.

Zapojení do události můžete měřit pomocí následujících ukazatelů:

• Smysluplná interakce - např. počet zapojených do hlasování, počet dotazů během Q&A, aktivita v chatu
• Aktivita na sociálních sítích
• Zpětná vazba a hodnocení sezení
• Navazování kontaktů a vztahů - např. kolik proběhlo networkingových setkání.
  ‍

1. Personalizované pozvánky a komunikace

Představte si, že obdržíte pozvánku, která oslovuje přímo vás vaším jménem, nikoliv jen jako jednoho z mnoha. Místo zasílání obecných pozvánek zvažte jejich přizpůsobení každému příjemci. Ukažte jim, že vám na jejich účasti skutečně záleží. 

‍

Zasílání pozvánek s osobními údaji dává účastníkům pocit, že si jich vážíte, a zvyšuje pravděpodobnost zapojení. 

‍

Navíc potenciálním účastníkům usnadněte tím, že jim nabídnete různé možnosti komunikace, např:

• Webové stránky události nebo landing pages: Vytvořte speciální webové stránky události, kde účastníci najdou všechny potřebné podrobnosti o události. Zahrňte sekci nejčastějších dotazů, odkazy na registraci, kontaktní informace nebo doprovodný obsah.
• E-mailová komunikace: Pravidelné zasílání aktualizací a připomínek registrovaným účastníkům prostřednictvím e-mailu. Tyto e-maily mohou obsahovat základní informace o události, program nebo lineup řečníků.
• Online registrace a prodej vstupenek: Využijte platformu pro online registraci a prodej vstupenek, která je uživatelsky přívětivá a umožňuje účastníkům snadnou registraci a s širokou paletou platebních možností.
• Komunikace přes eventovou mobilní aplikaci - chat, notifikace, kompletní informace o eventu nebo kontakt na organizátora.
  ‍

2. Průzkumy a hlasování před akcí: Zjistěte, co vaši účastníci chtějí

‍

Jednou z nejlepších možností, jak zvýšit zapojení do akce, je provádět průzkumy a hlasování. To vám pomůže odhalit preference a očekávání vašich budoucích účastníků.

Jak volby se nabízí?

• Preferované aktivity pro navazování kontaktů: Zahrňte otázky týkající se typu networkingových aktivit, kterých by se účastníci rádi zúčastnili. Možnosti mohou sahat od strukturovaných icebrakerů až po neformální rozhovory.
• Preference v oblasti jídla a nápojů: Ptejte se na jejich dietní omezení, oblíbené kuchyně a jakékoli specifické preference v oblasti jídla, což pomůže sestavit menu, které bude vyhovovat jejich různorodým stravovacím potřebám.
• Preferovaná forma zábavy: Zjistěte, jaký druh rozptýlení by je zaujal, a zeptejte se na jejich preferované formy, jako je živá hudba, hostující řečníci, umělci apod.
• Oblíbená témata a formáty: Zjistěte, zda dávají přednost tradičním panelovým diskusím, interaktivním workshopům, přednáškám nebo jiným formátům. 
• Sdílení výstupů - Sdílení výsledků průzkumů nebo anket s účastníky může také vyvolat pocit vzrušení, protože vidí, že jejich příspěvky jsou brány v úvahu a měli dopad.

‍

3. Přívětivý a interaktivní registrační proces

Přivítejte účastníky tím, že zajistíte snadný, hladký a interaktivní proces registrace, kterým dokáže snadno a bez otázek dokončit každý účastník. Během registrace nezapomínejte na zpětnou vazbu, aby zájemce věděl co se děje a co se bude dít - potvrzení registrace, potvrzení platby, potvrzení ubytování.

‍

4. Příležitosti k navazování kontaktů

78 % osobních účastníků přednost navazování kontaktů osobně. Hladký networking mezi účasníky a zájemci můžete zajistit následujícími způsoby:

• Rychlý networking: Časově omezené sezení pro rychlé a cílené rozhovory s více účastníky.
• Icebreaking: Zábavná cvičení která pomohou navazovat kontakty i pro ty, kteří mohou mít  s osobním kontaktem problémy nebo jsou na networkingové akci poprvé.

Salónky pro networking: Vyhrazené prostory s pohodlným posezením pro neformální navazování kontaktů

‍

5. Gamifikace

Vytvořte výzvy, kterých se mohou účastníci zúčastnit a získat tak body nebo odměny během celé ho eventu - od registrace až po feedback formulář.

‍

Účastníci například mohou získávat body návštěvou konkrétních stánků nebo plněním úkolů souvisejících s tématem akce. Body mohou sloužit na konci eventu k vyhlášení vítězů a jejich ocenění.

‍

6. Pracujte s účastníky i po skončení eventu

‍

Udržujte vztah s účastníky i po skončení díky obsahu který již máte nebo budováním komunity stejně smýšlejících lidí. Zvýšíte tak několikanásobně šanci, že tito lidé v budoucnu budou součástí vašich akcí jako účastníci nebo dokonce i jako řečníci nebo hlavní tváře událsoti.

‍

Jaké všechny interaktivní prvky lze po eventu využít?

• “On-demand” video záznam z eventu či webináře
• Přístup k bonusovým materiálům - reporty, výsledky, prezentace
• Virtuální setkání, oborová a komunitní fóra nebo osobní setkání, která podpoří růst a vytvoří dlouhodobé kontakty a vazby.

‍

Závěr

V čem se vám tedy vrátí vynaložená energie na zvýšení angažovanosti a zapojení účasníků? Více prodaných vstupenek a obecně vyšší reálná účast na akci, vyšší šance na znovu účasti na vašich dalších či opakovaných akcích, promo zadarmo pomocí word of mouth a nebo třeba konkurenční výhoda. Ve všech případech se jedná o aktivitu která se vám vždy pozitivně vrátí.

‍

‍

‍

‍