Jak udělat perfektní pozvánku na event?

Ať už se jedná o odbornou konferenci, galavečer nebo webinář, každá akce začíná pozvánkou. Pozvánka nejen oznamuje konání akce, ale obvykle je také prvním momentem, kdy potenciální host s akcí přichází do styku. Dojem, který vyvolává, je proto také prvním dojmem z akce samotné. Dobrá pozvánka by proto měla nejen zvát, ale měla by být také promyšlená. Poj'ďme se společně podívat, jak toho lze dosáhnout a na co byste při tom měli pamatovat.

5 prvků dobré pozvánky

Nezáleží na tom, zda pozvete dopisem nebo e-mailem: Při plánování pozvánky na akci byste nikdy neměli zapomenout na tyto body:

1. První dojem je klíčový

Co je první věc, kterou příjemce uvidí, když obdrží vaši pozvánku? U e-mailů je to odesílatel a předmět, u pozvánek zasílaných poštou je to obvykle obálka nebo kartička.

Ať už si vyberete cokoli: Ujistěte se, že tento prvek je navržen tak, aby příjemce ani nenapadlo pozvánku neotevřít. Předmět by měl být popisný a zároveň by měl být dobrým důvodem k otevření e-mailu - krátký, ale výstižný. Vytvořte pro příjemce urgenci ("Nenechte si ujít [název_události]!") nebo v předmětu oslovte příjemce osobně ("Pane [jméno], přijďte na [název_události]!").

Odesílatel by měl působit profesionálně a měl by být jasně identifikovatelný - např. název vaší společnosti nebo série akcí - aby neskončil ve složce spamu. Totéž platí pro dopisy: Zvolte takový design, který vypadá osobně a kvalitně a odpovídá charakteru vaší akce. Pro slavnostní recepci nebo VIP akci to může být kvalitní, ručně psaná obálka, pro neformálnější příležitosti postačí profesionálně navržené přání. Je však jedno, pro co se rozhodnete: Uvědomte si, že design je to první, co se příjemce o vás a vaší události dozví.

2. Čím osobnější, tím lepší!

Příjemce pozvánku otevřel - nyní je na čase ho přesvědčit, že bez něj se akce nemůže uskutečnit. Pro formu oslovení proto platí: čím osobnější, tím lepší. Ten, kdo má pocit, že je na pozvánce jen jedním z milionu, by mohl nabýt dojmu, že samotná událost není jiná. Vyhněte se proto obecným frázím typu "Vážené dámy a pánové" a místo toho pozvěte každého jednotlivého hosta osobním oslovením.

Se správnými nástroji to sotva zabere více času než generický hromadný mail, kdy se všem hostům pošle jednotná standardní pozvánka - a to se vyplatí.

3. Řekni mi, co chci

Obvykle máte přesně jednu šanci přesvědčit příjemce pozvánky, aby přišel na vaši akci: Když si pozvánku přečte poprvé. Pokud ho ani poté nepřesvědčíte nebo si stále není jistý, pravděpodobně už nemáte žádnou další šanci ho přesvědčit.

Využijte tedy pozornosti, kterou jste si vysloužili skvělým designem a oslovením pozvaného, a řekněte mu hned teď, proč je tato akce přesně to, na co čekal. Čím je vaše akce výjimečná? Co ho nebo ji tam čeká, co nemůže dostat nikde jinde? Přesvědčte ho nebo ji tak, aby nemohl jinak než přímo přijmout.

Chytře volenými slovy a rozsáhlou a zajímavou nabídkou můžete výrazně zvýšit počet registrací.

4. Nezapomeňte na faktické informace

Pozvánka by samozřejmě měla obsahovat i několik podrobností o události. Abyste na nic nezapomněli, je nejlepší řídit se pěti velkými otázkami:

Co se děje?
Kdy se to děje?
Kde se to děje?
Kdo mluví, vystupuje nebo se účastní?
Jak se můžete přihlásit?

Tyto informace by vaši hosté neměli hledat - proto je umístěte přehledně a logicky, aby je nemohli přehlédnout.

5. Vyzvěte k akci

Aby pozvánka po prvním přečtení nezmizela v nějakém šuplíku nebo v hlubinách e-mailové schránky, a tedy i z mysli příjemce, měli byste mu sdělit, jak má na pozvánku reagovat. Měl by vám zavolat? Zaregistrovat se prostřednictvím registrační stránky? Poslat zpětný dopis? Pravidlo je jednoduché: Čím jednodušší je reakce, tím vyšší je pravděpodobnost okamžité odpovědi.

A to je přesně to, co chcete: ano nebo ne, přijmout n ebo odmítnout, než se na celou událost zapomene. Nastavte tedy co nejnižší práh, například tím, že k pozvánce přiložíte předem připravenou kartičku, na které příjemce pouze zaškrtne, zda přijde, nebo - ještě snadněji - vytvoříte registrační stránku se snadno zadatelnou doménou. Nejjednodušší způsob, jak to provést, je zaslání e-mailu, kde může být registrační stránka jednoduše uvedena jako odkaz, na který musí příjemce pouze kliknout, aby se zaregistroval.