Jakých 6 
KPI se vyplatí na vašich eventech sledovat?

Co jsou to KPI?

KPI, zkratka pro "Key Performance Indicators", jsou nejdůležitější ukazatele výkonnosti při plánování událostí. Měří a vyjadřují úspěšnost události v klíčových číslech. Měřením KPI vaší akce můžete zkontrolovat, jak vysoká je návratnost investic (ROI) a do jaké míry byly splněny předem stanovené cíle.

Zejména pokud se KPI sbírají pravidelně a po delší dobu, údaje vám ukážou, co v daném odvětví a pro danou cílovou skupinu skutečně funguje a co ne. KPI jsou proto důležitými klíčovými údaji pro analýzu úspěšnosti akce a poskytují vám jako organizátorovi nebo vašim zákazníkům důležité informace o tom, jak udělat vaši akci ještě lepší a úspěšnější.

Proč je měření KPI na vašem eventu důležité a v čem vám to pomůže?

1. Pomohou vám stanovit a sledovat konkrétní cíle vaší akce
2. Poskytují cenné poznatky pro budoucí akce
3. Pomohou vám prokázat přidanou hodnotu vaší akce zainteresovaným stranám a decision makerům.
4. Mohou vám pomoci zlepšit celkový zážitek vašich účastníků.

KPI #1 - Počet registrovaných účastníků

Jedním z nejzřetelnějších ukazatelů, chcete-li měřit úspěšnost akce, je počet registrací na akci.

• Kdo přesně se zaregistroval?
• Kdo se nezaregistroval?
• Která odvětví mají o vaši akci největší zájem?

Nejlépe je tyto informace vyhodnocovat v reálném čase, abyste mohli určit, v jakém období (např. v souvislosti s reklamními opatřeními) jste obdrželi obzvláště velký počet registrací na vaši akci.

KPI #2 - Počet účastníků na místě

Hlavním ukazatelem úspěšnosti vaší akce je počet účastníků na místě, zejména ve vztahu k počtu předchozích registrací.

Jaké procento registrovaných účastníků se akce skutečně zúčastnilo?

Pokud se ve statistikách akce objeví neobvyklá odchylka, měli byste se blíže podívat na její příčinu. Toto vyhodnocení může poskytnout důležité informace o tom, zda vámi zvolený obsah a témata dokázaly vzbudit zájem cílových skupin a zda byl vhodně zvolen čas a místo konání.

KPI #3 - Noví vs. vracející se účastníci

Využijte možnosti vyhodnocování dat registrační platformy a podívejte se na své účastníky blíže. Čím více opakujících se účastníků událost má, tím jistější si jako manažer události můžete být, že váš koncept události bude fungovat. V závislosti na typu akce je obvykle normální, že dochází k určité míře fluktuace, ale pokud se účastníci na další akce vůbec nevracejí, často to svědčí o problému.

KPI #4 - Zmínky a označování na sociálních sítích

Pomocí předem vybraného a sděleného hashtagu události získáte nejen možnost podívat se na svou událost očima účastníků na sociálních sítích, ale v lepším případě také bezplatnou reklamu pro svou společnost nebo událost.

Kdo a jak o vás a vaší akci mluví? Užitečné může být také zjišťování a pozorování dalších hashtagů, které účastníci používají ke zprávám o vaší akci. Vyhodnoťte, ve kterých sítích, jak a kým jsou používány.

KPI #5 - Obrat

U akcí, které nejsou bezplatné, což znamená, že si účastníci musí koupit vstupenku, je důležitým klíčovým ukazatelem výkonnosti obrat. Z těchto údajů můžete mimo jiné zjistit, jaká je na trhu poptávka po vaší akci.

Neměli byste se dívat pouze na to, jaký obrat byl akcí vytvořen, ale také filtrovat, jak je obrat tvořen. Například jak úspěšné byly jednotlivé kategorie vstupenek? Jak dobře se prodávaly vstupenky v předprodeji ve srovnání s běžnou cenou? Kolik obratu vygenerovala která cílová skupina?

KPI #6 - Zisk

Kromě čísel o prodeji je samozřejmě důležitým klíčovým údajem pro analýzu úspěšnosti vaší akce také skutečný zisk po odečtení všech nákladů. Kde jste překročili rozpočet akce? Kde nebyl plně využit? Kde by se zpětně vyplatily vyšší investice? Existuje ještě prostor pro úpravy, pokud jde o návratnost vašich investic (ROI) - a využili jste plně možnosti?

Zisk nemusí být nutně vnímán čistě v penězích. Pokud byla vaše akce například bezplatná, můžete si ideální hodnotu akce započítat do nákladů. Jak vysoké byly náklady na jednoho hosta, který se akce zúčastnil,? Jaké nové kontakty nebo objednávky vám akce přinesla? Jak vysoká je jejich hodnota? Umožňuje úspěch vaší akce pořádání dalších akcí?

‍

Získejte přehled o úspěšnosti vaší akce

Nezáleží na tom, zda se jedná o inspiraci určité cílové skupiny novým produktem, setkání odborných návštěvníků na konferenci nebo poděkování vlastním zaměstnancům za jejich loajalitu prostřednictvím akce: Na začátku každé úspěšné akce stojí cíle, kterých chcete jejím prostřednictvím dosáhnout.

Při analýze úspěchu vám pomohou klíčové ukazatele výkonnosti. Přehled různých nástrojů a klíčových čísel je vším! Nejjednodušší cestou je použití softwaru nebo apliakce pro správu akcí (event management system), jako je Happenee, který nabízí různé nástroje pro měření úspěšnosti akce a podporuje vás při řízení i vyhodnocování akce. Ať už jde o správu pozvánek, registraci, seznam hostů nebo odbavení: Odpovídající údaje systém automaticky shromažďuje a je třeba je pouze vyčíst a vyhodnotit, abyste mohli v budoucnu těžit z aktuálních čísel.

‍