Rezervace venues pomocí AI je tady

Startup s umělou inteligencí Nowadays slibuje, že vás zbaví starostí s rezervací jednotlivých venues pro vaše eventy. Mohou se pochlubit vyhledávačem, který obsahuje více než 300 000 venues a eventových lokalit, přičemž většinu práce za ni převezme virtuální asistentka s umělou inteligencí zvaná Ina.

‍

Platforma

Výchozí bod je podobný jako u mnoha jiných platforem pro vyhledávání míst konání. Uživatelé se nejprve přihlásí do platformy a vyplní formulář pro přihlášení k události. Tento formulář obsahuje údaje, jako je rozpočet, počet účastníků a preference místa konání.

Platforma pak využívá svou globální databázi, která zahrnuje hotely, prostory pro pořádání akcí, soukromé restaurace a netradiční místa. Uživatelské rozhraní systému připomíná seznamovací aplikaci, což je osvěžující a snadno pochopitelné. Umělá inteligence je také vyškolena tak, aby uživatele upozornila na potenciální problémy, pokud jde o destinace, jako jsou problémy s počasím nebo velká událost způsobující nárůst cen.

‍

Jakmile si uživatel vybere, od kterých nemovitostí chce získat nabídku, převezme ji Ina (virtuální asistentka s umělou inteligencí). Odesílá žádosti o nabídky (RFP) a poté shromažďuje a třídí odpovědi, extrahuje a standardizuje údaje o nabídkách.

‍

Ina byla vycvičena k tomu, aby požadovala určité ústupky, a proto také s místy konání alespoň částečně vyjednává.

Zatímco nabídky RFP lze snadno standardizovat, ceny často nikoli. Rozbor e-mailové komunikace do standardizovaných a normalizovaných srovnávacích tabulek je působivým a inovativním využitím umělé inteligence. Platforma umožňuje uživatelům zobrazit všechny vyměněné e-maily a původní RFP. 

Manažeři zařízení a hotelů si možná nejsou vědomi digitálního já společnosti Ina, ale odpovídání na automatizované nabídky je pro většinu zaměstnanců hotelů a prodejních zařízení standardem. Lidský tým společnosti Nowadays sleduje Idinu komunikaci a v případě potřeby může zasáhnout.

‍

Potenciál a omezení umělé inteligence

AI nevytvořila rozsáhlou databázi platformy od nuly. V tomto ohledu se Nowadays spoléhala na partnerství s agenturami pořádajícími akce a CVB. Bez ohledu na to, že AI tato data průběžně organizuje a aktualizuje, tak zajišťuje vysokou zároveň vysokou přesnost. Partnerské agentury také používají white-labeled verzi Nowadays, čímž přispívají k údržbě databáze.

I když je seznam 300 000 míst působivý - stejným počtem se může pochlubit i síť dodavatelů společnosti Cvent -, nejpůsobivější je využití umělé inteligence k interakci s místy prostřednictvím e-mailu. To znamená, že hodnota platformy pro plánovače nezávisí pouze na velikosti databáze míst konání. Umělá inteligence také pomáhá udržovat databázi míst konání, opět prostřednictvím e-mailových interakcí. Žádá kongresové a návštěvnické kanceláře (CVB) a místa konání o další návrhy, pokud nemají kapacitu. Poté pokračuje v řetězci e-mailů, aby shromáždil kontaktní informace a specifikace místa konání.

Zpracování velkých a složitých událostí představuje specifickou výzvu. Platforma dokáže spravovat události, jako jsou konference s více místnostmi pro přestávky, protože všechny jsou obvykle rezervovány prostřednictvím místa konání. Potíže představují pouze nestandardní požadavky dodavatelů. Specifická zábava nebo pronájem od nestandardních poskytovatelů, jako jsou živí malíři nebo půjčovny klasických automobilů, nejsou nastaveny tak standardně jako hotely a místa konání, což AI ztěžuje jejich zaškolení.

‍

Pro koho je platforma určena?

Hlavním profilem klientů jsou asistenti a vedoucí pracovníci, kteří nejsou plánovači akcí na plný úvazek. Tito lidé se často věnují plánování akcí nad rámec svých běžných povinností. Klienti Nowdays zatím oceňují transparentnost a efektivitu platformy. Oceňují také detailní rozpis nákladů a proces platby pomocí jediného odkazu.

Hlavní uživatelé však nejsou plánovači akcí na plný úvazek. Často jsou to asistenti výkonných ředitelů nebo šéfové štábů, kteří musí zvládat více povinností.

‍

Plány do budoucna

Kromě rezervace místa konání nabízí společnost Nowadays také tzv. "flight sizing", který klientům poskytuje odhad celkových nákladů na uspořádání akce na různých místech, včetně letenek, ubytování a stravování. Klienti je pak mohou sledovat v porovnání se skutečnými náklady.

Společnost vyvíjí funkce udržitelnosti pro svou funkci "flight sizing", která umožní výpočet emisí CO2 pro různá místa konání akce. Kromě toho platforma plánuje rozšířit svou databázi dodavatelů a dále automatizovat proces plánování akcí, aby zvýšila svou hodnotu.

V současné době zapadá do širšího trendu organizací využívajících nástroje umělé inteligence pro zvýšení efektivity. S rozvojem technologie AI by nástroje jako Nowadays mohly přilákat podniky, které se snaží optimalizovat provoz a snížit logistickou zátěž. Díky schopnosti automatizovat a zefektivnit rezervaci venues je tato platforma opodstatněným případem využití, přinejmenším pro jednoduché rezervace míst konání akcí.

‍